M-Files CRM

M-Files CRM - это доступная по цене, мощная и, в тоже время, простая в использовании система управления отношениями с клиентами (CRM). В отличие от других подобных систем, M-Files не требует изменений бизнес-процессов компании. Пользователям не придется менять привычный для них режим работы, так как интерфейс M-Files полностью интегрирован с проводником Windows и поддерживает все приложения Microsoft Windows. Доступ к системе возможен также при помощи любого веб-браузера или мобильных устройств на базе iOS, Android или Windows Phone. Ниже приведены различные процессы по работе с клиентами, которые вы можете автоматизировать на гибкой платформе M-Files:

Обслуживание клиентов – если в вашей компании поддержка клиентов происходит по горячей линии или по электронной почте, вы можете записывать каждое обращение клиента в M-Files CRM. Сотрудники службы поддержки могут мгновенно вывести историю предыдущей переписки с клиентом. С помощью системы M-Files CRM, сотрудники вашей службы поддержки могут создать новое событие (электронное письмо, звонок, встреча), внести соответствующие задачи в календарь или добавить ссылки на документы, связанные с клиентом.

Автоматизация продаж – использование функционала M-Files CRM, применяемое в работе с потенциальными клиентами, дает отделу продаж мощное средство для организации эффективной деятельности. Сотрудники отдела продаж могут быстро найти информацию о потенциальных и текущих клиентах в базе M-Files CRM и просмотреть историю предыдущих контактов, комментарии об откликах клиента и какие рекламные материалы были отправлены ему ранее. Вы также можете сканировать и хранить в M-Files справочную информацию о потенциальных и существующих клиентах, необходимую для последующих контактов.

Операционная деятельность – возможно, самое большое преимущество использования комплексной и интегрированной в Windows системы такой, как M-Files CRM, является удобство обмена информацией между отделами компании. Поскольку все документы, связанные с клиентами, хранятся в одном месте с возможностью быстрого полнотекстового поиска, сотрудники могут быстро получить документы из других департаментов компании даже во время разговора с клиентом. То же самое работает и в обратном направлении: документы, созданные в процессе взаимодействия с клиентом, например коммерческие предложения, могут быть направлены в другие департаменты компании, где впоследствии станут основой для создания договоров и счетов.

Бизнес-аналитика – помимо истории взаимоотношений с клиентами, в M-Files CRM можно хранить всю необходимую для анализа информацию по клиентам, например их территориальные, отраслевые или демографические характеристики. Благодаря открытой структуре базы данных M-Files, можно легко устанавливать перекрестные ссылки между данными и извлекать обобщенные ответы на интересующие вопросы. CRM-статистика, получаемая в M-Files, полезна для измерения эффективности маркетинговых кампаний, выявления закономерностей в части работы с клиентами, требующих совершенствования и др.

Базовые функции системы

• Система M-Files CRM интегрирована в проводник Windows, все необходимые функции доступны в одном окне

• Набор полей любой информационной карточки в системе (клиента, контакта, маркетинговой кампании, сделки и др.) свободно задаем
• Обзор информационных карточек в системе M-Files CRM доступен через динамические папки, состав и вложенность которых настраивается. В динамических папках отображается обновляемая информация, в зависимости от установленного к ним фильтра
• Поисковая строка постоянно отображается в верхней части экрана. Система M-Files CRM поддерживается полнотекстовый поиск . Также поиск возможен по любому справочнику и полю карточки
• Любую запись в системе M-Files CRM можно раскрыть для отображения всех связанных с данной записью объектов
• Система M-Files CRM интегрирована с Microsoft Outlook: электронные сообщения могут быть сохранены в системе прямо из Outlook. При сохранение электронного сообщения, контакт и клиент могут быть автоматически определены системой по электронному адресу. Входящие электронные сообщения могут автоматически загружаться в систему M-Files CRM
• Система позволяет работать в режиме offline: после перехода в online информация обновляется на сервере автоматически
• По каждой карточке или записи можно просмотреть историю ее изменения
• В системе M-Files CRM доступны различные автоматические уведомления
• Права доступа пользователей могут быть установлены к любой информации, могут устанавливаться вручную или изменяться автоматически в зависимости от свойств информации

Управление контактами и событиями

• Система M-Files CRM позволяет регистрировать информационные карточки клиентов и контактов (контактных лиц). Контакты могут иметь привязку к клиентам

• В системе происходит регистрация карточек событий (встреч, звонков, командировок): каждому событию могут быть привязаны: клиент, проект, контакты, документы, сделки и переговорные. Виды событий могут быть дополнены: в зависимости от выбранного вида, может отображаться разный набор полей для заполнения
• По каждому контакту, клиенту, проекту и другим важным корпоративным аналитическим признакам можно просмотреть историю событий. Набор динамических папок, отображающих группировку событий по признакам, может дополняться

Управление маркетинговыми кампаниями

• В системе M-Files CRM осуществляется регистрация карточек маркетинговых кампаний. Типы кампаний могут дополняться

• Для регистрации события по группе контактов в рамках маркетинговой кампании достаточно выделить контакты и нажать на кнопку «Событие». Система автоматически включает все отобранные контакты в событие

• В рамках проведенной маркетинговой кампании есть возможность регистрировать отклики от контактов. Возможен просмотр откликов в рамках проведенной кампании через динамические папки

Управление задачами

• В системе M-Files CRM возможна регистрация задач для сотрудников с обязательным указанием исполнителя
• Назначенные задачи могут быть просмотрены в отдельной динамической папке по исполнителям

• Система автоматически формирует E-mail уведомления по задачам

Управление событиями в календаре

• События в системе (звонки, встречи, переговоры, отправка писем и др.) могут отображаться в календаре в разрезе сотрудников, типов событий, переговорных комнат и другим признакам.

• События могут создаваться в интерфейсе календаря
• Просмотр календаря доступен в разрезе дня, недели или месяца. Каждое событие может быть визуально отображено в календаре

Управление сделками

• В системе M-Files CRM осуществляется регистрация карточек потенциальных сделок с клиентами

• Отслеживается процесс прохождения сделки: при изменении стадии изменяется ее статус, процент вероятности ее заключения и взвешенная сумма продаж

Администрирование системы

Система является легкой для администрирования и позволяет следующие действия, не требующие программирования:

• Создание пользователей и групп
• Поддержка и изменение структуры объектов
• Добавление новых полей в карточках
• Настройка рабочих процессов
• Автоматическое резервирование данных
• Архивирование данных
• Интеграция с другими системами
• Просмотр журнала событий

Веб-доступ и мобильный доступ

• Доступ в веб-интерфейс возможен с любого браузера. Веб-интерфейс позволяет просматривать информацию, создавать события и любые другие информационные карточки

• Поддерживается мобильный интерфейс для Android, iPhone/iPad и Windows

Отчетность и бизнес-аналитика (BI)

• Модуль отчетности M-Files позволяет просматривать и анализировать статистические данные и показатели, связанные с процессами и документами в CRM-системе M-Files.
• Функциональные возможности данного модуля включают:
• Графическая визуализация связей между объектами CRM-системы;
• Построение аналитических отчетов и информационных панелей с ключевыми показателями на основе информации в CRM-системе;
• Отображение данных из внешних систем, напр. ERP.
• Отчеты и информационные панели отображаются в привычном для пользователей интерфейсе Windows Explorer.
• Права доступа к отчетам настраиваются точно так же, как и права доступа к другим данным в M-Files CRM.
• Результаты отчетов могут быть распечатаны или сохранены как Excel, Microsoft Word или PDF-файлы.
• Модуль отчетности позволяет анализировать не только данные из M-Files CRM, но также информацию из внешних систем, таких как ERP и бухгалтерские программы.
• Модуль отчетности M-Files основывается на технологии Microsoft SQL Server Reporting Services.